01-ден 07-ге дейін
Сізге мәңгілікке жұмыс істейтін қағазды беру + сақтау жүйесі қалай орнатылады?
belchonock / Getty Images Күресу шындық: құжаттарды басқару және қағаз қақтығыстар - бұл шұңқырлар. Сондықтан, шын мәнінде сіз қолданатын қарапайым, істелетін үй құжатын құру өте маңызды. Бүгін біз осылай істейтін боламыз.
Мақсат
Сіздің өміріңіздің қалған бөлігіне қолданылатын үйге құжаттарды ресімдеу жүйесін қалай жасау керектігін біліңіз. Өмір салты өзгерістеріне бейімделу үшін икемді болу керек, сондықтан оны оңай ұстау қажет.
Сізге не қажет
- Шкаф немесе файл қорапшасын беру
- Файл қалталарын ілу (маған жоғарыда бейнеленген осы түстерді ұнатамын)
- Үстелдік файл ұстаушысы
- Шредер
- Кәдеге жарату қалтасы
- Файл қалталары
- Белгі жасаушы немесе қалам
Уақыт
Бұл демалыс күні. Біз бұл жұмысты ұзақ жұмыс күні / мектептен кейінгі демалыс күнінен бастап, жұмысты бастауға кеңес бермейміз. Оны сенбі немесе жексенбі күніне таңертеңнен бастап шыныаяқ кофе немесе шәймен қаруланғаннан бастаңыз.
02/07
Барлық құжаттарыңызды бір жерде жинаңыз
Стив Хап / Getty Images Үйге құжаттарды рәсімдеудің алғашқы қадамы - барлық файлдар мен қағаздарды бір кеңістікте түзету, сондықтан сіз сұрыптауға, қайта өңдеуге және бөлшектеуге болады. Барлығының бір жерде болуы келесі артықшылықтарға ие:
- Ол сізді тапсырмаға бағыттайды. Сіз тырысқан кезде Сізді қызықтырмайтаңдар (мысалы, беру), кез-келген басқа жаңа жобаға бару үшін кез-келген ақтау. Егер сіздің барлық жабдықтары (мұнда тізімделген) және барлық қағаздарыңыз бір жерде болса, сізде ешқандай ақтау болмайды, бірақ оны табу керек.
- Сіз мұқият боласыз. Үйдің алдыңғы бөлігін тазалауды жүзеге асыру арқылы кір жуатын бөлмеде ұмытылған қағаздар жинағын тапқаннан кейін бірнеше аптадан кейін тапсырманы қайталаудың қажеті жоқ.
Құжаттарды іздестіруге арналған бірнеше орындар (сіздің көрнекі үстел тартпаларынан басқа, шкафтар мен пошталық қағаздарды қоспағанда):
- Қонақ бөлме. Қағаздар қонақүйде жиналуға бейім, себебі біз жиі олармен не істеуге болатыны туралы түсінік жоқ. Міне, сондықтан сіз әрдайым қағаздарды салып, сіз менің поштамен не істеу керектігін білмейсіз.
- Сөмкелер . Рюкзактар, жұмыс қаптар, қол қаптар, тренажерлық чемодандар және чемодандар.
- Тағамдар. Қағаз бөрене ас үйде аяқталудың жолы бар. Себебі ас үй біз есік арқылы жүргенде бірінші орынға шығады.
Мәселен, барлық құжаттарды жинап, сосын ...
5 қадаларды жасауға болатын қатты беті бар жақсы орынды таңдаңыз. Бұл асүй үстеліне, қонақ бөлмесіндегі төсекке немесе сіздің үстеліңіз жеткілікті үлкен болған жағдайда болуы мүмкін. Егер сізде жеткілікті мөлшерде бет жоқ болса, еден де жұмыс істейді.
Егер сізде көп қағаздар болса, сіздің қадаларыңыз құлап кетуі мүмкін, содан кейін шкафтарды немесе тіпті картон қораптарын қолданыңыз. Оларды бөлек ұстап, қателіктерден аулақ болу үшін жапсырмаңыз - мысалы, былтырғы жылдың салықтық декларацияларын «қоқыс салатын» қорапқа құйып тастау.
03 07
Сіздің құжаттарыңызды бес санатқа бөліңіз
Барлық жұмыстарыңызды бес санатқа бөліңіз. Фото / Getty Енді бизнеске барудың уақыты келді. Сіз әр қағазға қол тигізіп, сол туралы шешім қабылдауға тиіссіз.
Ереже: Әрбір парақ туралы шешім қабылдау керек . Бұл 5 санаттың біріне кіреді:
Әрекет: құжаттарды қолданыңыз, содан кейін алып тастаңыз. Төмендегі санаттағы «Үй шаруашылығы» деп аталатын нәрселермен шатастырмаңыз. Тұрмыстық құжаттар тұрақты түрде беріледі, Әрекет файлдары бір рет пайдаланылады, содан кейін жойылады.
Мысалдар: шақырулар, автотұрақ, кездесулер туралы ескертулер, үй тапсырмалары, шоттар және т.б.Мұрағат: Құжаттар немесе құжаттарды сақтауға қажет, бірақ жылына бірнеше рет немесе екі рет қолдануға немесе пайдалануға болмайды.
Мысалдар: салық декларациясы, медицина жазбалары, академиялық жазбалар, қазылар алқасына, актілерге, лизингке, келісім-шарттарға және т.б.Үй шаруашылықтары: Бұл сіздің үйіңізді (және өмірді) сақтап қалу үшін пайдаланатын қағаздар.
Мысалдар: купондар, рецепттер, пайдаланушы нұсқаулықтары, осы жылдардағы салықтар бойынша түсімдер, алдағы сапарға арналған құжаттар және т.б.Қайта өңдеу: жоғарыда көрсетілген санаттарға кірмейтін және ешқандай жеке ақпараты жоқ құжаттар мен құжаттар.
Мысалдар: Қалаусыз пошта, сізге қызығушылық танытпайтын семинардағы жұмыс парақтары, газеттер, журналдар, ескі үй тапсырмасы қажет емес, конверттерді қолданды және т.б.Жібіту: 1-3 санатқа жатпайтын құжаттар, бірақ жеке анықтайтын ақпараттар бар құжаттар мен құжаттар.
Мысал: Кредиттік карталар бойынша ұсыныстар, ескі банктік есепшоттар, шоттар және т.б.
04 07
Declutter + Сізге қажеті жоқ құжаттар мен файлдарды алып тастаңыз
dra_schwartz / Getty Images Сіздің үлкен қоқысыңыз қайта өңдеуден өтеді. Алдымен, солардың барлығын қайта өңдеңіз - бұл жерде мүмкіндігінше тезірек айналысатын қағаздың көлемін азайту керек.
Әрі қарай, сөндіргіштерді кесіңіз - бұл сіздің аты-жөніңізден және адресіңізден тыс сізді анықтайтын нәрсені қамтуы керек.
Немесе контейнерлік дүкендегі Сіздің идентификаторыңыздың ролін өте жақсы бағалаңыз және шиыршықтың джемі бар адамдарға өте ыңғайлы. Осылайша, өзіңіздің жеке куәлігіңіз туралы мәліметтерді басып шығара аласыз және оларды бөлшектеудің орнына пошта және құжаттарды жеке мәліметтермен қайта өңдеуге болады.
Енді сіз қоқыс тастағаныңызды түсіндіргеннен кейін, жүйені орнатудың уақыты келді:
- Пайдалану оңай, сондықтан оны қолданасыз ;
- Өмірлік өзгерістер мен жаңа жобаларды орналастыру үшін жеткілікті икемді; және,
- Қауіпсіз нәрсе табу қажет болғанда, оны табуға болады.
Мұнда сұлулық - осы санаттарды сіздің үйіңізден немесе кеңсеңізден келген және шығатын қағаз мөлшеріне байланысты төмендетуге болады.
05 07
Үйге құжаттарды беру жүйесі үшін мұрағат файлын орнату
Кэролин Хеббард / Getty Images Архив файлына қандай қағаздарды түсіруді шешу өте оңай. Бұл сізге тиесілі маңызды құжаттар. Олар сіздің және отбасыңыздың бар екендігін дәлелдейді, салық төлейді, үйлеріңіз бен автомобильдеріңізді, колледжді бітіріп, сіздің елден тыс жерлерде паспорт немесе виза бойынша жүре алады. Бизнес иесі болсаңыз немесе бірден артық меншікке ие болсаңыз, бұл файл әлдеқайда үлкен болады.
Бұл файлда сақталатын негіздердің тізімі:
- салық декларациялары
- медициналық жазбалар
- академиялық жазбалар
- қазылар алқасының міндетін атқарғаныңызды дәлелдеу
- әрекеттер
- жалға беру
- келісімшарттар
- төлқұжаттар
- сондықтан жеке қауіпсіздік карталары
- жұмыспен қамту туралы жазбалар
- шомылдыру рәсімінен өтетін сертификаттар
- өмірді сақтандыру / зейнеткерлік құжаттар
Белгіленген қалталарда бұл қағаздарды файл терезесінде сақтаңыз. Қауіпсіздікті сақтау үшін көбірек «заттар» сатып алған кезде өртке қарсы қорапты сатып алуды қарастырыңыз.
алдын-ала қолданылатын файлдарды (жылына бірнеше рет) ұстаңыз. Бұл кеңістікті артық ұйымдастыруға талпындырыңыз, өйткені егер сіз тым ерекше болса, шын мәнінде қажет болғанда заттарды табу қиынға түседі. Әдетте, егер сіз Архивтік файлыңызға кіріп кетсеңіз, шын мәнінде бұл қағаз бумасына мұқтаж болуыңыз керек, сондықтан оны мүмкіндігінше оңай етіңіз.
Міне менің санаттарым:
- Академиялық
- Автокөлік
- Жұмыспен қамту
- Қаржылық
- Денсаулық
- ID
- Сақтандыру
- Жылжымайтын мүлік
Оларды әліпбилік ретпен реттеңіз, бірақ идентификатор файлын алдын ала сақтаңыз. Бұл сіздің туу туралы куәлігіңіз, төлқұжат, әлеуметтік қорғау карточкасы және шомылдыру рәсімінен өту туралы сертификат сияқты нәрселер бар. Сондай-ақ, некеге тұру лицензиясын сақтау қажет.
Бұл құжаттарды сақтау үшін, $ 50-ден аз, жоғары құндылық болып табылатын, жоғары қауіпсіздік шарасы қорабын мұқият қарастырыңыз. Тағы бір нұсқасы - Жоғары қауіпсіздік туралы рецепті. Бұл дәрі-дәрмектерге арналған, бірақ бірнеше қағазды оңай жоғалтуы мүмкін.
Өзіңіздің меншікті DIY-іңізді өзіңіздің файлыңызды орната аласыз немесе FileSolutions Home Filing System-ды пайдалана аласыз.
* Егер сіз бұл файлдарды жоғалтып алсаңыз, Тіркеушілерден, Қала / Қала қызметкерлерінен, академиялық мекемелерден және т.б. көшірмелерді алу үшін әлдеқайда көбірек төлей аласыз, осылайша $ 50 құнды, ақылды инвестиция болып табылады.
07 07
Тұрмыстық файлды ұйымдастырыңыз
Sappington Todd / Getty Images Міне, сіздің үйге сақтау керек нәрсе туралы жақсы ереже: Файлды болашақта қажет болуы мүмкін кез келген нәрсе, бірақ дәл қазір Архив файлыңызда болмайтын әрекетті орындаудың қажеті жоқ. Өзіңіздің Үй файлы (Household Workbook деп атаңыз) мысал ретінде пайдаланыңыз, осылайша сіз бұл файлда не сақталуы керек және не істемейтіні жайлы жақсы түсінікке ие боласыз.
Алдымен, файл бумасы немесе қапшықтың орнына, купондар мен сыйлық карталары сияқты нәрселерді сақтау үшін бөлімдермен байланыстырғышты, содан кейін қалталарды құрдым. Сіз бұл байланыстырғышты пайдалана аласыз және келесі бөлімдерге ие боласыз:
- Купондар / Топондар
- Сыйлық карталары
- Келу сапарларына / саяхатқа арналған құжаттар
- Мен жіберген төлемдер мен чекімді алуды күтудемін
- Құрылғы немесе үлкен жиһаз сияқты үлкен билеттерге арналған түсімдер
- Барлық сыйлық карталарыңыз үшін қалта бар
- Сіз жұмыс істеп жатқан жобаларға арналған ескертпелер мен анықтамалық материалдар
- Рецепттер *
- Салықтар бойынша түсімдер
- Автомобиль / үй / жалға берушінің сақтандыру саясаты
Олардың көбін тек Evernote есептік жазбасына сканерлеген шығарсыз, бірақ қажет болған кезде сіз оны қайтадан басып шығарғыңыз келіп, оны осы жазу кітапшасына енгізіп, оны Үйге арналған жұмыс кітабы деп атаңыз.
* Бірде қайтып оралғыңыз келетін, бірақ болмаған рецепттер үшін бөлек файлды сақтаңыз.
07 07
Әрекет файлын орнату
Utamaru Kido / Getty Images Әрекет файлы - бұл әрекеттерді орындау керек, содан кейін тастау керек құжаттар. Тұрақты немесе ұзақ уақыт (бір айдан асқанда) берілуі қажет кез-келген құжаттар немесе қағаз, сіздің үй шаруашылығыңыздың файлында болуы мүмкін.
Әрекет файлдары:
- Бір рет пайдаланылып, содан кейін бас тартуға; немесе,
- Әрекет ету үшін күткен файлдар.
Бұл құжаттарды ұстап тұру үшін қорапты қолданыңыз, біз бұл қорапты ұсынамыз. Қызғылт сары түстен таңдаңыз, себебі бұл жарқын түс және ойлау - кем дегенде аптасына бір рет қорапқа өтуге мүмкіндік береді. Сондай-ақ, бұл Inbox ішіндегі поштаны басқаруға көмектесу ретінде екі есеге де жетуі мүмкін.
Әрекет файлыңызда сақталуы керек мысал:
Келген пошта:
- Поштадағы кез келген нәрсе осы файлда жүреді
- Кез-келген біреу сізге қолын тигізеді, немесе сөмкеде ұстап, сығып кетесіз
Күнтізбе элементтері:
- Болашақ оқиғаларға және олармен бірге келетін кез келген бағыттарға немесе жауап карталарына шақыру
- Төлеуге арналған шоттар, кейін бөлшектеуге немесе қайта өңдеуге
- Қол қоюға арналған рұқсаттар
- Тағайындау ескертулері
Төлеуге болатын заттар:
- Төлемақыға арналған автокөлік билеттері
- Төлем шоттары
Сіздердің күтілетін элементтеріңіз:
- Сіз қайтаруға шешім қабылдаған жағдайда сіз жақында сатып алған нәрсеге арналған түсімдер. Мысалы, егер Сіз Amazon-дан пакет алсаңыз, өнімді шығармасаңыз және оны қайтаруға тура келсе, орауыш сырғытпасын осы қалтаға тастаңыз. Сіз алатын басқа пакеттер үшін.
- Сіз күтіп отырған нәрсе үшін түсімдер. Мысалы, егер сіздің шотты сақтандыру компаниясына ұсынсаңыз және өтеуді күтсеңіз, ол осы файлға кіреді. Егер сіз бірдеңені қайтарсаңыз және сіз банк үзіндісінде немесе менің несие карточкаңыздың шотында ақшаны қайтаруды күтуде болсаңыз, ол бұл қорапта жүреді.
Сіз бұл файлды көбірек санаттарға бөліп тастай аласыз, бірақ бұл қораптағы барлық нәрселерді бірден, екі рет немесе аптасына үш рет өту оңайырақ. Осы сәтте сізге қажеті жоқ нәрсені қайта өңдеуге немесе бөлшектеуге, Мұрағатқа немесе Үйге тиесілі нәрселерді жіберуге және жауап беру қажет әрекетті жасауға болады. Мақсат - бұл файлды мүмкіндігінше аз ұстау.
Бірақ ... бұл файлды кемінде аптасына бір рет, жақсырақ жиі өтуге тура келеді. Бұл тапсырманы сіздің жеке апталық ұйымдастырушылық жүйеңізге қосуды ұсынамын, осылайша, құжаттарды аз мөлшерде тапсырады және сақтайсыз, бұл аптасына бір рет емес,