Менің күнделікті жұмысымда коммуникацияда, көбіне коммерциялық емес ұйымдарда жұмыс істеймін. Ісімнің бір бөлігі ішкі және сыртқы коммуникациялар үшін бізде стратегия бар екенін қамтамасыз етеді. Бұл сондай-ақ менің ағымдағы ұйымды келесі алты айда жоспарлап отырған кеңсе қозғалысы жоспарын әзірлеуді де қамтиды.
Сіз офисте жоспарлауға соншалықты қадамдар бар деп ойлауға болады, алайда сіз коммуникацияны қарастырудың қажеті жоқ деп есептесеңіз, сізді де, қызметкерлерді де, клиенттерді де сақтайтын қатты стратегияны жасау үшін бір-екі күн қажет алдағы өзгерістер туралы .
Қызметкерлермен бастайық, себебі олардың қозғалысы тікелей әсер етеді .
Ішкі хабарламалар осы негізгі хабарламаларды қамтуы керек:
- Нақты уақыт шкаласы: барлық қадамдарды тізімге енгізгеніңізді ұмытпаңыз, сонда барлық адамдар не күтетінін және қашан екенін біледі.
- Орау бойынша нұсқаулар: персоналға олардың кеңселерін немесе қаптамаларды жинауға арналған нұсқаулықтары бар. Бұған орау материалдарын қайда алуға, қаптамаға және мерзімге жауапты болу керек.
- Кез келген офисті жабу туралы қосымша хабарландыру : жылжыту барысында кеңседі жабу қажет болуы мүмкін, ол оргтехниканың және жиһаздың түпкілікті орамын және жылжуын қамтамасыз етеді . Қызметкерлеріңіз бұл күндер туралы хабардар екеніне көз жеткізіңіз және егер іс-қимыл барысында жұмыс жалғасатын болса және олардың жұмыс кестесі мен жұмыс жүктемесіне қалай әсер ететіндігі туралы ақпарат берілсе.
- Жаңа кеңсе жоспары: Қызметкерлер жаңа кеңістіктің не екенін және кеңселердің қалай құрылатындығын ертерек білгісі келеді. Оларда әлі де өз кеңістігі бар ма, әлде олар қазір бір қабат немесе ашық қабатта бола ма? Қызметкерлердің жұмыс кеңістігі қалай өзгеретіні туралы хабардар етудің тәсілін жасаңыз.
- Жаңа орын, автотұрақ және жол жүру параметрлері: Жаңа кеңістікке тасымалдауды дайындауға мүмкіндік беретін жаңа орын туралы қажетті ақпаратпен қамтамасыз етіңіз.
Барлық негізгі хабарламаларды анықтағаннан кейін, сіз бұл хабарларды қалай жақсы жеткізетінін анықтауыңыз керек. Сіз пайдаланатын әдіс хабарламаның түріне байланысты шешілуі керек.
Мысалы, уақыт шкаласы сіздің компанияңыздың интранеті арқылы оңай жеткізілуі мүмкін; ал кеңселерді жабылуы мәселелерді сұрастыру және жауап беру үшін қызметкерлер жиналысында жақсы ұсынылуы мүмкін.
Қызметкерлерге мақсаттарды жеткізу жолдары:
- Интранет: Интранет бар компаниялар немесе ұйымдар үшін, бұл әдетте көптеген хабарлар үшін ең жақсы платформа болып табылады. Ол барлық қызметкерлерге жететін файлдар мен ақпаратқа оңай жаңартулар береді.
- Жеке кездесулер: қандай хабарламаға қарамастан, штабтық кездесулер хабарландырулар жасауға жақсы мүмкіндік береді және қызметкерлерге толық талқылауға мүмкіндік береді. Жиналыс уақытын ақпараттар қалай жеткізілетінін тексеру үшін пайдалана аласыз, сондықтан қызметкерлер олар хабардар болатынын біледі.
- Электрондық пошта: электрондық пошта оңай болса, ақпарат алмасудың ең жақсы жолы емес. Адамдар қажет болған кезде ақпаратты таба алмайтын көптеген электрондық хаттарды жібергіңіз келмейді. Егер сіз электрондық поштаны пайдалансаңыз, онда ақпаратты тек қана қайда алуға болатындығы туралы адамдарға хабарлау үшін ғана пайдаланғаныңызды тексеріңіз.
- Жалпы қалталар : Егер сізде интранет болмаса, онда әрбір адам қол жеткізе алатын желілік дискіде ортақ қалтаны жасаңыз - адамдарға кіруге болатын ақпаратты сақтаудың келесі жолы.
- Хабарландыру тақтасы: ақпарат орналастырылған физикалық кеңістік - бұл керемет нәрсе. Адамдар оны жиі тексеріп қана қоймай, сонымен қатар адамдар өздерінің алаңдаушылығын жинап, талқылауға болатын орынды ұсынады.